W marcowej edycji magazynu Personel i Zarządzanie ukazał się artykuł - analiza przypadku wprowadzenia audytu językowego w firmie Warbud SA. Artykuł prezentuje zalety i efekty wprowadzenia zewnętrznego audytu językowego.
Pobierz artykuł w formacie PDF klikając tutaj.

Poniżej prezentujemy pełną treść artykułu.

Skuteczne zarządzanie szkoleniami językowymi i pomiar ROI w niepewnych czasach – case study audytu językowego na przykładzie Warbud S.A.

 
Języki pierwsze pod nóż

Charakterystycznym zjawiskiem w czasach gorszej koniunktury jest szukanie oszczędności, szczególnie w szkoleniach. Tylko z czego zrezygnować? Pierwszą ‘ofiarą’ programów oszczędnościowych padają właśnie szkolenia językowe. Pracodawcy muszą ograniczyć wydatki i dochodzą do wniosku, że z tych szkoleń najłatwiej zrezygnować, gdyż na efekty czeka się jakiś czas i przerwanie ich teraz nie rzuci firmy na kolana. Często pomija się to w jaki sposób takie podejście wpływa na pracowników, szczególnie tych, którzy naprawdę się uczyli i mieli wysoką motywację a teraz szkolenia są wstrzymane. W końcu, o przerwie w nauce i braku możliwości ćwiczenia języka obcego możemy powiedzieć: „To se ne wrati.”

Jak się okazuje, nie zawsze musi tak być, szczególnie gdy wiemy, że szkoleni pracownicy to właśnie ci, którzy chcą się uczyć a efekty ich nauki jesteśmy w stanie precyzyjnie i obiektywnie zmierzyć. Poniższe case study prezentuje rozwiązanie zastosowane przez Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi Warbud SA

Jak dobrze zacząć?

Warbud SA postanowił przygotować się do rozpoczęcia szkoleń w usystematyzowany sposób. Nie sztuką jest po prostu ogłosić, że firma organizuje i finansuje szkolenia językowe. Na takie szkolenie zgłosi się każdy pracownik, gdyż jest to istotny wkład ze strony firmy oraz oszczędność dla pracownika. Istotnym jest stworzyć jasne zasady uczestnictwa w tych szkoleniach, zasady oparte na zewnętrznym pomiarze efektów szkoleń i możliwości podejmowania decyzji o ich kontynuacji biorąc pod uwagę rzeczywiste postępy uczestników. Dlatego też, na początku 2007 roku, Warbud SA skorzystał z usług organizacji specjalizującej się w audycie językowym, organizacji, która nie prowadzi szkoleń lecz całą swoją działalność skupia na zarządzaniu edukacją językową i niezależnym testowaniu.
W efekcie dialogu pomiędzy Warbudem oraz firma audytorską, powstał system zakładający szkolenie pracowników z budżetu firmy ale pod kontrolą zewnętrznej organizacji. Kolejnym krokiem był wybór firmy szkoleniowej. Następnie, pracownicy zostali wprowadzeni w nowe zasady szkoleń, szczegółowo poinformowani o zasadach uczestnictwa w kolejnym etapie. Dzięki temu, dodatkowy element szkoleń, jakim stał się międzynarodowy certyfikat przed i po, został przyjęty jako naturalna część procesu nauki.

Podział ról w projekcie

Sukces każdego projektu zależy w dużej mierze od tego, czy każdy z jego uczestników zna w nim swoją rolę. Warbud SA chciał skutecznie szkolić swoich pracowników. W tym celu, uczestnicy szkoleń językowych oraz wybrana firma szkoleniowa są zewnętrznie oceniani przez firmę specjalizującą się w audycie językowym. Taki podział zadań pozwala na utrzymanie właściwej motywacji zarówno wśród uczestników jak i lektorów prowadzących zajęcia.

Przejrzyste zasady

W Warbud SA, każdy pracownik po ukończonym okresie próbnym może uczestniczyć w szkoleniach językowych. Kursy odbywają się w systemie semestralnym. Do udziału w szkoleniach można zgłosić się dwa razy w roku, w styczniu i w sierpniu. Warunkiem rozpoczęcia szkoleń jest podejście do zewnętrznego testu, w przypadku języka angielskiego, do certyfikatu TOEIC. Z pracownikiem zawierana jest umowa obejmująca rok szkoleń, czyli dwa semestry. Warunkiem kontynuacji szkoleń jest ponowne podejście do testu oraz osiągnięcie bardzo realnego i indywidualnie ustalanego postępu w nauce, określanego ilością punktów z testu TOEIC, którą pracownik powinien otrzymać. Pracownik może odstąpić od umowy zawartej z pracodawcą przed końcem każdego semestru. Zajęcia odbywają się poza godzinami pracy a pracownicy partycypują częściowo w kosztach  szkolenia.

Jak to działa?

Pracownik, przed rozpoczęciem szkoleń, podchodzi do międzynarodowego certyfikatu TOEIC z języka angielskiego (lub francuskiego). Warbud SA używa tego certyfikatu do pomiaru aktualnego poziomu pracownika. Ocena ma formę punktacji na skali 10-990 punktów. Test przeprowadza zewnętrzna firma audytorska, lektorzy nie mają wpływu na ocenę. Otrzymawszy, np. 400 punktów, pracownik rozpoczyna szkolenie. Po roku nauki, adekwatnie do poziomu osiągniętego przy pierwszym teście, od pracownika oczekuje się poprawienia swojego wyniku np. o minimum 80 punktów dla wspomnianych 400 punktów. Pracownik rozpoczyna naukę, wiedząc, że po roku test zostanie przeprowadzony ponownie, w zewnętrzny i niezależny sposób. To samo wie także lektor prowadzący zajęcia. Zatem, zarówno osoba szkolona jak i szkoląca mają motywację aby zadbać o jak najlepszy przyrost kompetencji w przeznaczonym na to czasie. Wyniki testu przeprowadzonego po roku mogą być porównane z wynikami poprzednimi a w oparciu o zasady uczestnictwa w szkoleniach, można podejmować decyzje co dalej.

Zmiana postaw pracowników

Szkolenia językowe, ze względu na czas trwania i swoją specyfikę, czyli oczekiwanie na efekty rozciągnięte w czasie, często przypominają uczestnikom ich lata szkolne. Plagą na zajęciach in-company staje się wówczas nieobecność osób szkolonych, brak odrobionych prac domowych, w końcu ‘lektor nas nie skrzyczy’.

Nadchodzący i nieunikniony test (z lektorem zdający nie wynegocjuje jego anulowania) pełni rolę czynnika kontroli ale również pozytywnie motywuje. Na zakończenie szkolenia można otrzymać międzynarodowy certyfikat, ta wiedza i jej formalne potwierdzenie zostaną z pracownikiem na całe życie. Wprowadzenie takiego testu wpływa zatem pozytywnie na zmianę postaw pracowników wobec nauki języka obcego, zaczynają oni dojrzale i w zaplanowany sposób podchodzić do swojego uczestnictwa w szkoleniach, mierzą siły na zamiary. W końcu, jeśli dziś dostałem 400 punktów, to dobrze byłoby otrzymać więcej za rok.

Właściwe narzędzia

Testowanie w Warbud S.A. zakłada wykorzystanie certyfikatu TOEIC. Jest to narzędzie audytu językowego stosowane w ponad 2000 korporacji w Europie, do testu podchodzi rocznie ponad 5 milionów osób na całym świecie. Wprowadzenie takiego narzędzia to gwarancja wiarygodności i obiektywizmu wyników, w ten sposób można uniknąć zastrzeżeń zdających dotyczących poziomu trudności czy różnic między wersjami egzaminu. Przeprowadzany corocznie egzamin, częstsze testowanie nie jest konieczne, używa zawsze innej wersji, niemniej utrzymanej na tym samym stopniu trudności.

System ocen w postaci punktów, czyli skala 10-990 pozwala na ocenę wiedzy zdającego, bez deklaracji z jego strony na jakim poziomie aktualnie się znajduje. Zatem TOEIC to test poziomujący, który zadaje pytania o stopniowo rosnącym stopniu trudności. To od zdającego i jego wiedzy zależy ile punktów osiągnie, czyli test ocenia zdającego a nie na odwrót, gdy to zdający decyduje na jakim poziomie chciałby zdawać.

Efekty

O efektach wprowadzenia audytu językowego opowiada Agnieszka Krzanowska, Specjalista w Dziale ZZL Warbud S.A.:

„Pod koniec 2008 roku zamknęliśmy drugą edycję testowania, co pozwoliło na porównanie wyników naszych pracowników sprzed roku z aktualnymi osiągnięciami. Łącznie na 85  osób, które podeszły do testu po roku nauki, 69  osób osiągnęło postępy, czyli uzyskało większą liczbę punktów niż przed rokiem. Z tej grupy, 47  osób osiągnęło zakładane postępy w nauce i zostało nagrodzonych certyfikatem TOEIC. W oparciu o dane z testów, raporty frekwencji i opinie lektorów, byliśmy w stanie stworzyć obiektywny obraz nauki kandydata i w przypadku osób, których nauka nie do końca spełniła oczekiwania, mogliśmy indywidualnie omówić te wyniki i wspólnie z firmą szkoleniową podejmować decyzje dotyczące dalszego toku szkoleń. Ponadto, cały proces omawiania wyników odbył się podczas wspólnych spotkań z Educational Testing Service (firmą audytorską) oraz firmą szkoleniową. Taki sposób organizacji pozwala na koordynację i sprzężenie działań wszystkich stron cyklu szkoleniowego. Nie wszyscy pracownicy, którzy rozpoczęli naukę w 2007 roku dotrwali do ponownego testu, niemniej, ich rezygnacja czy ‘wykruszenie się’ ze szkoleń pozwoliło na otworzenie szansy na naukę innym pracownikom zamiast sztucznego podtrzymywania zajęć, z których nie byłoby efektów.

Proces szkoleniowy wykorzystujący audyt językowy pozwala na kontrolę nad szkoleniami i motywowanie pracowników do nauki. Szkolenia nie są ‘rozdawane’ pracownikom, decydują się na nie osoby, których konsekwencja i motywacja przełożą się na frekwencję na zajęciach i wyniki w nauce. Elementem nagrody za wysiłek włożony w szkolenia są międzynarodowe certyfikaty, które otrzymują pracownicy osiągający największe postępy. W oparciu o takie rozwiązanie, szkolimy ludzi, którzy w dojrzały sposób podchodzą do swojego rozwoju w firmie, chcą się rozwijać i rozumieją, że efekty szkoleń językowych wymagają pracy i a ich osiągnięcie zajmuje określony czas. Dzięki usystematyzowanym zasadom, efektywnej pracy firmy audytorskiej i szkoleniowej  zaobserwowaliśmy wzrost frekwencji na szkoleniach i większą motywację do nauki, w stosunku do lat poprzednich. Dodatkowo przejrzyste zasady porządkują proces szkoleniowy i ułatwiają zarządzanie budżetem szkoleniowym. Na uwagę zasługuje także fakt, że w czasach, gdy wszędzie szuka się oszczędności, mamy solidne dowody na to, że optymalnie zarządzamy budżetem przeznaczonym na szkolenia.”

Agnieszka Krzanowska
Specjalista w Dziale Zarządzania Zasobami Ludzkimi
Agnieszka.Krzanowska@warbud.pl

NOTKA O AUTORZE

Karol Granoszewski

Autor jest dyrektorem oddziału Educational Testing Service (ETS Global BV) w Polsce. Absolwent anglistyki UW, posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie metodyki nauczania języka angielskiego. Prowadził szkolenia business English dla kadry zarządzającej kluczowych polskich przedsiębiorstw. We współpracy z wiodącymi szkołami językowymi zajmował się wdrażaniem międzynarodowych systemów jakości.
kgranoszewski@etsglobal.org